Una pequeña Introducción

Sistema para gestión de documentos

Sistemdoc es un sistema para gestión de documentos en el cual puedes manipular, organizar y estructurar de manera fácil y sencilla. Cualquier documento que necesites, lo encontrarás en cuestión de segundos gracias a nuestro buscador avanzado.

Contamos con formatos aceptados por las normas ISO 9001 y 17025 con los cuales tendrás un mejor control de tus documentos al tenerlos relacionados por medio del sistema.

Los sistemas sistema para gestión de documentos centrados en el cumplimiento permiten a las empresas prosperar en entornos normativos.

El control de documentos es un requisito esencial en los entornos normativos, tocando todos los procesos de calidad. Es un gran obstáculo para muchas empresas.

El sistema para gestión de documentos Sistemdoc aborda las normas y estándares más estrictos del mundo para garantizar el cumplimiento. Reduce el costo general de cumplimiento y aumenta la eficiencia para acelerar el tiempo de comercialización.

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¿Porque usar Sistemdoc?

Desafíos de control de documentos

  • Ineficacia

Los sistemas manuales son ineficientes, y requieren una gran cantidad de tiempo en términos de documentos de enrutamiento, obtención de aprobación y firmas, reuniones cara a cara para analizar cambios y búsqueda y recuperación de documentos durante inspecciones y auditorias.

  • Falta de control de revisión

En un sistema basado en papel o un sistema híbrido, los empleados revisan los documentos y otros materiales de forma manual. Rastrear cualquier actividad del documento es difícil. Hacer un cambio en los Procedimientos Estandar u otros documentos requiere el envío manual de una solicitud de cambio o una discusión del cambio en las reuniones presenciales.

  • Sistemas separados

La mayoría de las empresas tienen diferentes sistemas para control de documentos, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas, auditoria, capacitación y otros procesos. Ellos no están conectados. Las personas que administran estos procesos separados no están conectadas, lo que aumenta la probabilidad de una mala comunicación. Es probable que las tareas caigan por las grietas de un sistema diferente a otro.

  • No preparado para auditorias

Todos los documentos importantes relacionados con el desarrollo y la fabricación de un producto están sujetos a auditorías e inspecciones. En un proceso manual, los documentos en papel son difíciles de rastrear y pueden perderse fácilmente. No hay nada peor que no producir un documento importante durante una auditoría.

  • Pobre proceso de colaboración

En un proceso manual, la colaboración implica reunir a todas las partes interesadas en una sala, lo que consume mucho tiempo, si no es que imposible. Algunas personas pueden colaborar por escrito, pero enrutar un documento por correo electrónico es ineficiente.

  • Falta de visibilidad

Un sistema manual se basa en herramientas dispares como hojas de cálculo y diagramas de flujo para generar informes cruciales para las evaluaciones y la toma de decisiones. Sin un sistema de informes coherente y confiable, los gerentes no pueden ver el panorama general.

Sistemdoc

  • Eficiencia incrementada

El sistema para gestión de documentos Sistemdoc automatiza el enrutamiento, la entrega, la escalada y la aprobación de documentos. Sistemdoc presenta un repositorio centralizado y seguro que facilita la búsqueda y la recuperación tanto como la creación de documentos de la siguientes categorías:
Procedimientos y Formatos de Calidad / Operaciones; Perfiles de Empleados, en relación con puestos de trabajo; Perfil de Equipos y Herramientas, con acceso a sus Proveedores; Normas Externas y Politicas de Calidad.

  • Control de revisión automatizado

Sistemdoc proporciona control de revisión automático para garantizar que solo esté disponible la versión actual de un documento. Cuando la nueva revisión se hace efectiva, se corta el acceso a la revisión anterior. El sistema le permite bloquear copias no controladas y rastrear copias controladas.

  • Sistema conectado

En el sistema integrado de Sistemdoc, el control de documentos está conectado a otros procesos para una gestión de calidad perfecta. Por ejemplo, si un Procedimiento Estandar importante ha cambiado significativamente para merecer un nuevo entrenamiento, el sistema lanzará automáticamente notificación a los empleados aprobadores, para que sea aprobado y entre en vigencia.

  • Aumento de la preparación de auditoría

Sistemdoc proporciona un repositorio centralizado y basado en la web para todos los documentos esenciales para el cumplimiento. Los auditores necesitarán mirar solo un lugar para todo lo que necesiten. La automatización facilita la búsqueda, el seguimiento y la recuperación de documentos.

  • Proceso de colaboración efectivo

El espacio de trabajo de colaboración virtual de Sistemdoc permite a los usuarios colaborar en un entorno seguro y en tiempo real. Los usuarios autorizados pueden agregar su entrada en cualquier momento desde prácticamente cualquier lugar, por lo que la ubicación física ya no causará retrasos en la colaboración.

  • Mayor Seguridad

El avanzado sistema de rastreo de documentos, permite crear informes de visualización, documentación y cambios de los mismos, cada movimiento dentro del sistema será almacenado y rastreado por fines de calidad.

Evoluciona tu Empresa

Si su empresa trabaja con una tecnología obsoleta, pero desea que su negocio se destaque ante la competencia, este es el mejor momento para adoptar una herramienta como Sistemdoc.

Hablando de tendencias de negocios avanzadas, el cambio a la automatización de administración de documentos es algo en lo que todas las empresas deberían enfocarse. Si no esta seguro acerca de los beneficios de usar un sistema de gestión de documentos para su negocio, estos son los diversos beneficios de utilizarlo:

Cumplimiento normativo asegurado

El cumplimiento a las normativas se logra en base a una buena administración interna por parte de la empresa. En la mayoría de los países existen algunas reglas sobre la creación de registros. En ocasiones, es difícil mantener un control adecuado del total de procesos, documentos y registros por el volumen que se maneja, las empresas no pueden llevar un control adecuado y esto conlleva a no acreditar las certificaciones y auditorias.

Al seguir un buen programa de administración de documentos, las empresas pueden estar seguras de que están en total conformidad con las reglamentaciones y las leyes de creación de registros. Por lo tanto, es aconsejable optar por un software de administración de documentos que lo ayude a cumplir con el cumplimiento normativo.

Creación y crecimiento controlado de documentos en papel

Hay empresas que han utilizado diferentes medios de reciclaje o paperless aplicado a los documentos diarios, procesos y registros. A pesar de eso, la cantidad total de papel que se usa en sus oficinas continúa en aumento. Sin un sistema electrónico, a menudo es difícil hacer un seguimiento de cuántos documentos, procesos y registros se han creado y cuántos más se deben crear.

Esto garantiza que pueda controlar la creación innecesaria de documentos. También le ayuda a controlar el proceso de retención de registros. Sistemdoc es un programa en el cual puedes cargar tus documentos en forma digital y tenerlos organizados de una manera increíblemente simple y de fácil acceso. Cualquier documento que necesites, lo encontraras en cuestión de segundos gracias a nuestro buscador.

Gestión de Documentos en Sistemdoc

Sistemdoc es un sistema de gestión de documentos que funciona de forma virtual, todos tus documentos y el sistema en si está almacenado en nuestros servidores con la mayor seguridad posible. Por medio de un usuario y contraseña podrás acceder a tu perfil del sistema en donde podrás hacer uso de Sistemdoc.

Si tu empresa maneja documentos importantes que tienen que ser usados comúnmente o deben ser registrados y encontrados para auditorias, nuestro programa será de gran utilidad para ti. Gracias a nuestro buscador y el diseño del sistema, podrás reducir el tiempo de búsqueda de tus documentos, lo cual es de gran ayuda en auditorias.

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