¿Qué es un administrador de archivos?

Un administrador de archivos como Sistemdoc, a menudo conocido como Sistema de Gestión de Documentos, es el uso de un sistema informático o software para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel capturada mediante el uso de un escáner de documentos.

La gestión de documentos es la forma en que su organización almacena, gestiona y rastrea sus documentos electrónicos.

De acuerdo con ISO 12651-2, un documento es «información grabada u objeto que puede tratarse como una unidad». Si bien esto parece un poco complicado, es simplemente lo que ha estado usando para crear, distribuir y usar durante años.

Ahora, podemos definir la administración de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda la organización. Incorpora captura de documentos y contenido, flujo de trabajo, repositorios de documentos, COLD / ERM, y sistemas de salida, y sistemas de recuperación de información. Además, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar documentos.

La administración de documentos es una de las tecnologías precursoras para la gestión de contenido, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente, como sus hermanos de formación de imágenes, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funciones más básicas para la administración de contenido, al imponer controles y capacidades de administración a documentos que de otra manera serían «tontos». Esto hace que cuando tenga documentos y necesite usarlos, pueda hacerlo. Algunas de las características clave en la administración de documentos incluyen:

  • Check-in / check-out y lock, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona
  • Control de versiones, por lo que se pueden mantener las pestañas sobre cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores
  • Roll-back, para «activar» una versión anterior en caso de error o lanzamiento prematuro
  • Pista de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema
  • Marca de agua
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Con el tiempo, la administración de documentos fue subsumida en la administración de contenido porque hoy tenemos más información disponible que nunca, y la mayor parte no la hemos creado nosotros. Gracias a la integración de una amplia gama de fuentes como la Web, memorias USB, teléfonos inteligentes, etc., la necesidad se ha acelerado para tratar con información de todo tipo: no solo en términos de más tipos de medios como texto vs. imágenes vs. voz archivos, sino también en términos de cómo estructurado, y por lo tanto, cómo se gestiona fácilmente, todo es.

Actualmente, los sistemas de administración de documentos varían en tamaño y alcance, desde sistemas pequeños e independientes hasta configuraciones de gran escala para toda la empresa que sirven a un público global. Muchos sistemas de gestión de documentos proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de presentación de documentos físicos de forma electrónica. Éstas incluyen:

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  • Ubicación de almacenamiento
  • Seguridad y control de acceso
  • Control de versiones
  • Pistas de auditoría
  • Check-in / check-out y bloqueo de documentos.

La gestión de documentos, aunque todavía se reconoce y utiliza de forma independiente, también es un componente común que se encuentra dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.

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