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La importancia de un sistema de gestión de calidad

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La Importancia de un Sistema de Gestión de Calidad

¿Cual es la importancia de un sistema de gestión de calidad?

El numero de empresas que implementan un sistema de gestión de calidad aumenta a cada año, estas se reconocen por sus intenciones de alcanzar una certificación en el ISO que su giro demande para mejora en su calidad de sus servicios o productos en el mercado con sistemas como Sistemdoc.

Estas empresas toman conciencia en forma creciente de lo siguiente:

“La madurez de la empresa se consigue al documentar las acciones”

Arturo Treviño

¿Que es calidad?

“Calidad” se puede definir con el grado de satisfacción de un conjunto de características, entendiendo todos los productos como forma genérica o el resultado de un proceso, o la manera en que los clientes califican el resultado obtenido.

Si la calidad del resultado otorgado al cliente depende exclusivamente su satisfacción se puede decir que un producto o servicio no tiene calidad en si, si no el cliente lo decide, aunque cumplamos con sus requisitos debemos comprobar su satisfacción, si no, no la hay.

“Calidad es alcanzar y superar las expectativas de nuestros clientes la primera vez y todas las demás”

American Express

“Calidad significa proveer a nuestros clientes externos e internos de productos y servicios innovadores que satisfagan plenamente sus requerimientos”

Rank Xerox

¿En que beneficia un sistema de gestión de calidad?

Imaginemos que un cliente requiere con frecuencia de un servicio o producto, y dentro de sus necesidades incluyen que las características no sean variadas, para esto, ocupamos un proceso repetitivo y que este proceso este documentado y disponible a los empleados que participan en este, en este caso, un sistema de calidad relacionado con cualquier ISO prevé y regula la relación con proveedores, colaboradores medios y materiales necesarios para la actividad, de esta manera la empresa garantiza los mismos resultados en cualquier actividad.

Los procesos de trabajo en las empresas deben estar perfectamente documentados, si todo el personal cumple y aplica los procesos tal como se reflejan en el sistema, se consigue la producción de bienes y servicios de una forma estandarizada, asegurando la homogeneidad de los resultados.

Un sistema de gestión permite registrar los requisitos y exigencias de los clientes. Habitualmente se mide el grado de satisfacción del cliente para facilitar los objetivos y metas de la organización y el desarrollo de nuevas actividades.

Además, la empresa mejora la gestión del conocimiento mediante el control de la documentación y datos, quedando siempre actualizada. Con esto se consiguen importantes beneficios internos y externos, asegurándose que los productos o servicios cumplan con un estándar de calidad

¿Cómo es un proceso de certificación?

Una vez plasmadas las actividades como procedimientos, se deben determinar y organizar para asi poderse controlar de forma eficaz. Toda empresa debe conocer lo que compra y vende, a quien y como lo hace y que función desempeñan los empleados de esta.

¿Que es un Sistema de Gestión de Calidad?

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Sistema de gestión de calidad (SGC)

Un sistema de gestión de calidad (SGC) como Sistemdoc es un sistema formalizado que documenta procesos, procedimientos y responsabilidades para lograr políticas y objetivos de calidad. Un SGC ayuda a coordinar y dirigir las actividades de una organización para cumplir con los requisitos regulatorios y de los clientes y mejorar su efectividad y eficiencia de forma continua.

ISO 9001: 2015, el estándar internacional que especifica los requisitos para los sistemas de gestión de calidad, es el enfoque más destacado de los sistemas de gestión de la calidad.

Mientras que algunos usan el término SGC para describir el estándar ISO 9001 o el grupo de documentos que detalla el SGC, en realidad se refiere a la totalidad del sistema. Los documentos solo sirven para describir el sistema.

Los sistemas de gestión de calidad sirven para muchos propósitos, que incluyen:

  • Mejorar procesos
  • Reducir el desperdicio
  • Reducir los costos
  • Facilitar e identificar oportunidades de entrenamiento
  • Personal comprometido
  • Establecer la dirección de toda la organización

Sistemas de gestión de calidad: influencia industrial en la calidad y estandarización

La historia de la calidad puede remontarse a siglos atrás, cuando los artesanos comenzaron a organizarse en sindicatos llamados gremios. Cuando llegó la Revolución Industrial, los primeros sistemas de gestión de calidad se utilizaron como estándares que controlaban los productos y los resultados del proceso. A medida que más personas tenían que trabajar juntas para producir resultados y crecían las cantidades de producción, se necesitaban las mejores prácticas para garantizar resultados de calidad.

Eventualmente, se establecieron y documentaron las mejores prácticas para controlar los productos y los resultados del proceso. Estas mejores prácticas documentadas se convirtieron en prácticas estándar para sistemas de gestión de calidad.

La calidad se hizo cada vez más importante durante la Segunda Guerra Mundial, por ejemplo, cuando las balas hechas en un estado tenían que funcionar con fusiles fabricados en otro. Las fuerzas armadas inicialmente inspeccionaron virtualmente cada unidad de producto. Para simplificar el proceso sin sacrificar la seguridad, los militares comenzaron a utilizar técnicas de calidad de muestreo para la inspección, ayudadas por la publicación de estándares de especificación militar y cursos de capacitación en técnicas de control de procesos estadísticos de Walter Shewhart.

La importancia de la calidad solo creció después de la guerra. Los japoneses disfrutaron de una revolución de calidad, mejorando su reputación de exportaciones de mala calidad al abrazar por completo la opinión de pensadores estadounidenses como Joseph M. Juran y W. Edwards Deming y cambiar el enfoque de inspección a mejorar todos los procesos de organización a través de las personas que los utilizaron. En la década de 1970, los sectores industriales de EE. UU. Como la electrónica y los automóviles se vieron afectados por la competencia de alta calidad de Japón.

El aumento de los sistemas de gestión de calidad

La respuesta estadounidense a la revolución de la calidad en Japón dio origen al concepto de gestión de la calidad total (GCT), un método para la gestión de la calidad que enfatiza no solo las estadísticas, sino los enfoques que abarcan a toda la organización.

A fines del siglo XX, las organizaciones independientes comenzaron a producir estándares para ayudar en la creación e implementación de sistemas de gestión de calidad. Es alrededor de este tiempo que la frase “Gestion de Calidad Total” comenzó a decaer. Debido a la multitud de sistemas únicos que se pueden aplicar, se prefiere el término “Sistema de gestión de calidad” o “SGC”.

A comienzos del siglo XXI, el SGC había comenzado a fusionarse con las ideas de sostenibilidad y transparencia, ya que estos temas se volvieron cada vez más importantes para la satisfacción del consumidor. El régimen de auditorías ISO 19011 trata tanto de la calidad como de la sostenibilidad y su integración en las organizaciones.

Beneficios de los sistemas de gestión de calidad

La implementación de un sistema de gestión de calidad afecta todos los aspectos del desempeño de una organización.

Dos beneficios generales para el diseño e implementación de sistemas de gestión de calidad documentados incluyen:

  • Satisfacer los requisitos del cliente, lo que ayuda a infundir confianza en la organización, lo que a su vez genera más clientes, más ventas y más negocios repetidos.
  • Cumplir con los requisitos de la organización, lo que garantiza el cumplimiento de las reglamentaciones y la provisión de productos y servicios de la manera más eficiente en cuanto a costos y recursos, generando espacio para expansión, crecimiento y ganancias.

Dentro de estos beneficios generales se encuentran ventajas como ayudar a comunicar una disposición para producir resultados consistentes, prevenir errores, reducir costos, asegurar que los procesos se definan y controlen, y mejorar continuamente las ofertas de la organización.

ISO 9001: 2015 y otros estándares de gestión de calidad

ISO 9001: 2015 es por mucho el estándar de sistema de gestión de calidad más reconocido e implementado en el mundo. ISO 9001: 2015 especifica los requisitos para un SGC que las organizaciones pueden usar para desarrollar sus propios programas.

Otros estándares relacionados con los sistemas de gestión de calidad incluyen el resto de la familia ISO 9000 (incluyendo ISO 9000 e ISO 9004), la familia ISO 14000 (sistemas de gestión ambiental), ISO 13485 (sistemas de gestión de calidad para dispositivos médicos), ISO 19011 (gestión de auditoría) sistemas), e ISO / TS 16949 (sistemas de gestión de calidad para productos relacionados con la automoción).

Elementos y requisitos de un sistema de gestión de calidad

Aunque se debe crear cualquier sistema de gestión de calidad para satisfacer las necesidades únicas de una organización, existen algunos elementos generales que todos los sistemas tienen en común, como por ejemplo:

  • La política de calidad y los objetivos de calidad de la organización
  • Manual de Calidad
  • Procedimientos, instrucciones y registros
  • Gestión de datos
  • Procesos internos
  • Satisfacción del cliente de la calidad del producto
  • Oportunidades de mejora
  • Análisis de calidad
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Cada elemento de un sistema de gestión de calidad tiene un propósito hacia los objetivos generales de cumplir con los requisitos de los clientes y la organización. Asegurarse de que cada uno de los elementos de un SGC esté presente garantiza la ejecución y la función correctas del SGC.

Establecer e implementar un SGC

Establecer un sistema de gestión de calidad ayuda a las organizaciones a funcionar de manera efectiva. Antes de establecer un sistema de gestión de la calidad, la organización debe identificar y gestionar diversos procesos conectados y multifuncionales para garantizar que la satisfacción del cliente sea siempre el objetivo alcanzado.

Hay muchas cosas que considerar al establecer un SGC para su organización. De gran importancia es garantizar que sea una elección estratégica influenciada por los diferentes objetivos, necesidades y productos y servicios proporcionados. Esta estructura se basa principalmente en el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (Ciclo de Deming o PHVA por sus siglas) y permite la mejora continua tanto del producto como del SGC. Los pasos básicos para implementar un sistema de gestión de calidad son los siguientes:

  • Diseñar
  • Construir
  • Desplegar
  • Controlar
  • Medir
  • Revisar
  • Mejorar

Diseñar y construir

Las porciones de diseño y construcción sirven para desarrollar la estructura de un SGC, sus procesos y planes para la implementación. La gerencia superior debe supervisar esta parte para garantizar que las necesidades de la organización y las necesidades de sus clientes sean una fuerza impulsora detrás del desarrollo de sistemas.

Desplegar

La implementación se realiza mejor de forma jerárquica dividiendo cada proceso en subprocesos y educando al personal sobre documentación, educación, herramientas de capacitación y métricas. Las intranets de la compañía se utilizan cada vez más para ayudar en el despliegue de sistemas de gestión de calidad.

Controlar y medir

El control y la medición son dos áreas de establecimiento de un SGC que se logran en gran medida a través de auditorías rutinarias y sistemáticas del sistema de gestión de la calidad. Los detalles varían mucho de una organización a otra según el tamaño, el riesgo potencial y el impacto ambiental.

Revisar y mejorar

Revisión y mejora de cómo se manejan los resultados de una auditoría. Los objetivos son determinar la efectividad y la eficiencia de cada proceso hacia sus objetivos, comunicar estos hallazgos a los empleados y desarrollar nuevas mejores prácticas y procesos basados ​​en los datos recopilados durante la auditoría.

Administrador de archivos

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¿Qué es un administrador de archivos?

Un administrador de archivos como Sistemdoc, a menudo conocido como Sistema de Gestión de Documentos, es el uso de un sistema informático o software para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel capturada mediante el uso de un escáner de documentos.

La gestión de documentos es la forma en que su organización almacena, gestiona y rastrea sus documentos electrónicos.

De acuerdo con ISO 12651-2, un documento es “información grabada u objeto que puede tratarse como una unidad”. Si bien esto parece un poco complicado, es simplemente lo que ha estado usando para crear, distribuir y usar durante años.

Ahora, podemos definir la administración de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda la organización. Incorpora captura de documentos y contenido, flujo de trabajo, repositorios de documentos, COLD / ERM, y sistemas de salida, y sistemas de recuperación de información. Además, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar documentos.

La administración de documentos es una de las tecnologías precursoras para la gestión de contenido, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente, como sus hermanos de formación de imágenes, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funciones más básicas para la administración de contenido, al imponer controles y capacidades de administración a documentos que de otra manera serían “tontos”. Esto hace que cuando tenga documentos y necesite usarlos, pueda hacerlo. Algunas de las características clave en la administración de documentos incluyen:

  • Check-in / check-out y lock, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona
  • Control de versiones, por lo que se pueden mantener las pestañas sobre cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores
  • Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error o lanzamiento prematuro
  • Pista de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema
  • Marca de agua
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Con el tiempo, la administración de documentos fue subsumida en la administración de contenido porque hoy tenemos más información disponible que nunca, y la mayor parte no la hemos creado nosotros. Gracias a la integración de una amplia gama de fuentes como la Web, memorias USB, teléfonos inteligentes, etc., la necesidad se ha acelerado para tratar con información de todo tipo: no solo en términos de más tipos de medios como texto vs. imágenes vs. voz archivos, sino también en términos de cómo estructurado, y por lo tanto, cómo se gestiona fácilmente, todo es.

Actualmente, los sistemas de administración de documentos varían en tamaño y alcance, desde sistemas pequeños e independientes hasta configuraciones de gran escala para toda la empresa que sirven a un público global. Muchos sistemas de gestión de documentos proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de presentación de documentos físicos de forma electrónica. Éstas incluyen:

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  • Ubicación de almacenamiento
  • Seguridad y control de acceso
  • Control de versiones
  • Pistas de auditoría
  • Check-in / check-out y bloqueo de documentos.

La gestión de documentos, aunque todavía se reconoce y utiliza de forma independiente, también es un componente común que se encuentra dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.